Vėluojantys mokėjimai, pinigų srautų problemos ir nemokumas: mažos ir vidutinės įmonės susiduria su didesne neapmokėtų sąskaitų rizika ir yra labiau pažeidžiamos. Kai mažėja užsakymų, ilgėja mokėjimo terminai, o grynųjų pinigų srautai yra neužtikrinti, būtina skubiai susigrąžinti gautinų sumų kontrolę. Pateikiame mūsų rekomendacijas, kaip užtikrinti pinigų srautus ir sustiprinti įmonės atsparumą.
Kodėl gautinos sumos nusipelno viso jūsų dėmesio
Mažos ir vidutinės įmonės patiria nuolatinį spaudimą: neaiški ekonominė aplinka, reguliavimo spaudimas, pinigų srautų problemos, administracinis sudėtingumas ir ilgesni mokėjimo terminai. Atsižvelgiant į tai, gautinų sumų valdymas tampa strateginiu (net gyvybiškai svarbiu!) mažųjų įmonių finansų valdymo klausimu.
Tačiau daugeliu atvejų gautinos sumos pernelyg dažnai ignoruojamos ir jas toliau tiesiogiai valdo mažos arba vidutinės įmonės generalinis direktorius. Problema ta, kad mažų ir vidutinių įmonių vadovai yra įsitraukę į visus frontus ir jiems paprasčiausiai stinga laiko viskam, todėl greitai pasijunta prislėgti dėl tam skirtų žmogiškųjų ir technologinių išteklių trūkumo. Rezultatas - daug laiko reikalaujanti, prastai optimizuota organizacija ir susilpnėję pinigų srautai.
Ir vis dėlto griežta mokėjimų stebėsena, veiksminga išieškojimo politika ir klientų rizikos numatymas gali daug ką pakeisti. Egzistuoja paprasti refleksai, prieinamos priemonės ir išbandyti sprendimai, padedantys susigrąžinti gautinų sumų kontrolę ir paversti jas finansinių rezultatų svertu.
1 - Pinigų srautų prognozavimas
Vykdydami prekybos operacijas, savo partneriams dažnai suteikiate atidėto mokėjimo sąlygas. Taip savo klientams suteikiate trumpalaikį finansavimą, nesikreipiant į banką ar finansų įstaigą. Problema: dėl šios įprastos praktikos jūsų įmonei neišvengiamai kyla nemokėjimo rizika.
Mažosios įmonės veikia sudėtingomis sąlygomis, kurioms būdingi tiek ekonominiai sunkumai, tiek struktūriniai trūkumai. Kai vėluojantys mokėjimai ir mažėjanti paklausa mažina grynųjų pinigų srautus, labai svarbu turėti aiškų finansinių srautų vaizdą. Tai leidžia tikslingai nukreipti visus finansavimo poreikius, laiku derėtis su partneriais, įvertinti apyvartinio kapitalo poreikį, išvengti nemalonių staigmenų ir priimti labiau pagrįstus sprendimus.
Norėdami kasdien valdyti gautinas sumas, naudokite paprastą valdymo skydelį, kuris reguliariai atnaujinamas. Ši priemonė leidžia peržiūrėti tikėtinas pinigų įplaukas ir išmokas ir nustatyti rizikos laikotarpius. Be to, lengvai naudojamos skaitmeninės priemonės („Excel“, valdymo programinė įranga, bankų platformos) leidžia automatizuoti šią stebėseną.
Ši kasdienė stebėsena yra esminis valdymo refleksas, kurio gali visiškai pakakti, kad užtikrintumėte savo pinigų srautus ir ramiau valdytumėte verslą, kartu aktyviau numatydami pinigų srautų problemas.
2 - Grynieji pinigų srautai: jūsų finansinis kompasas, padedantis išlaikyti kryptį
Norėdami sužinoti savo finansinę būklę, reguliariai skaičiuokite grynuosius pinigų srautus. Tai skirtumas tarp turimų lėšų (grynaisiais pinigais arba banko indėliais) ir trumpalaikių skolų. Kitaip tariant, jis parodo, ar galite įvykdyti savo trumpalaikius įsipareigojimus. Teigiamas grynųjų pinigų srautas suteikia jums lankstumo spręsti trumpalaikius nenumatytus įvykius.
Priešingai, nuliniai arba neigiami grynieji pinigų srautai turėtų kelti nerimą. Tai rodo tiesioginę įtampą, trikdžius ar net nemokumo riziką. Tuomet reikia skubiai imtis veiksmų: skubiai susisiekti su skolininkais, kad būtų pagreitinti mokėjimai, derėtis su tiekėjais, išparduoti perteklines atsargas arba koreguoti tam tikras išlaidas.
Šis paprastas, bet labai svarbus skaičiavimas yra veiksminga verslo sprendimų priėmimo priemonė. Jis padeda jums toliau plėtoti verslą, išvengiant priklausomybės nuo trumpalaikio finansavimo (banko sąskaitos pereikvojimo ir kredito, tiekėjų kredito, skolų išieškojimo) ir užtikrinant investicinių projektų įgyvendinimą.
3 - Norėdami greičiau sulaukti apmokėtų sąskaitų, pateikite jas tinkamai
Aiškus ir tiksliai apibrėžtas sąskaitų išrašymo procesas yra pirmas žingsnis, apsaugantis nuo vėluojančių mokėjimų. Kas atsakingas už sąskaitų išrašymą? Kada turėtų būti išrašomos sąskaitos? Kaip jos turėtų būti išrašomos? Į kiekvieną iš šių klausimų jūsų organizacijoje turi būti aiškiai atsakyta. Greitai išsiunčiama sąskaita faktūra, kurioje pateikiama tinkama informacija tinkamoje vietoje ir kuri atitinka teisės aktų reikalavimus, greičiausiai bus apmokėta laiku!
Organizuotas ir kruopštus sąskaitų išrašymas gerokai sumažina vidutinį vėlavimo surinkti skolas terminą (angl. DSO - „Days Sales Outstanding“). Kuo trumpesnis šis laikotarpis, tuo geresni jūsų pinigų srautai. Sąskaitų išrašymo procesų struktūrizavimas taip pat leidžia apriboti ginčų skaičių, pagerinti santykius su klientais ir sustiprinti savo įmonės kompetenciją bei reputaciją. Tai paprastas, bet labai veiksmingas finansinis svertas. Be to, automatizavus sąskaitų išrašymą naudojant skaitmeninius sprendimus (ERP, valdymo programinę įrangą), sutaupoma laiko, o sąskaitų faktūrų išrašymo ir surinkimo procesas tampa patikimesnis. Taip pat nepamirškite įtraukti privalomų teisinių pranešimų ir savo mokėjimo sąlygų bei sukurti sistemingą sąskaitų faktūrų stebėjimo sistemą.
4 - Priminimas klientui: imkitės veiksmų jau kitą dieną!
Kai jūsų klientas gauna priminimą apie pradelstą mokėjimą iškart po pirmojo mokėjimo termino, jis iš jūsų gauna aiškų signalą: jūs atidžiai stebite savo gautinas sumas, esate budrus ir organizuotas. Šis griežtumas yra būtinas, kad pavėluoti mokėjimai nevirstų beviltiškomis skolomis.
Kai kalbama apie nesumokėtas skolas, svarbi kiekviena diena. Kuo ilgiau laukiate, tuo mažesnė tikimybė atgauti nesumokėtą skolą. Greitas priminimas dažnai padeda išspręsti situaciją, kuri buvo paprasčiausiai pamiršta ar nepastebėta. Reguliarus bendravimas su skolininku visada bus veiksmingesnis nei pavėluotas oficialus priminimas. Tai taip pat gali padėti nustatyti su sunkumais susiduriančius klientus ir pasiekti su jais taikų susitarimą!
Susisteminkite priminimus (el. paštu, skambučiu, registruotu laišku) ir naudokite automatinio priminimo įrankius, kad išvengtumėte šios daug laiko reikalaujančios užduoties. Svarbu: registruokite kiekvieną keitimąsi informacija, kad kilus ginčui galėtumėte pagrįsti savo veiksmus.
5 - Aiškios mokėjimo sąlygos: jūsų sąjungininkas prieš vėluojančius mokėjimus
Pernelyg dažnai mažos ir vidutinės įmonės nesirūpina mokėjimo sąlygų įforminimu, todėl klientai gali pasinaudoti aiškumo trūkumu arba primesti savo sąlygas. Vis dėlto, paaiškindami savo pardavimo sąlygas, reikalaudami užstato arba nustatydami baudas už pavėluotus mokėjimus, lengvai užsitikrinsite pinigų srautus. Pavyzdžiui, kasdienių pardavimų neapmokėjimo laikotarpį (angl. DSO) galima smarkiai sutrumpinti tariantis dėl trumpesnių mokėjimo terminų ir prašant užstatų užsakymo metu. Taip apribojate klientų riziką ir išsaugote pinigų srautą.
Sutarties sąlygos turi būti aiškios, prieinamos ir apie jas turi būti sistemingai pranešama prieš pardavimą. Jos sudaro apsauginį teisinį pagrindą. Užstatai leidžia užtikrinti dalį apyvartos nuo pat paslaugos teikimo pradžios. Baudos už pavėluotus mokėjimus turi dvejopą poveikį: jos veikia kaip atgrasymo priemonė ir suteikia kompensaciją. Net jei jos taikomos retai, vien jų paminėjimas skatina klientus laikytis terminų. Nedvejodami priminkite klientams apie jas savo priminimuose.
6 - Kliento rizikingumas: aptikti pirmuosius signalus
Ne visi jūsų klientai yra vienodai rizikingi. Tačiau kai kurie signalai turėtų jus įspėti: pasikartojantys vėlavimai, neįprasti prašymai, požiūrio ar elgesio būdo pokyčiai komerciniuose santykiuose... Šios analizės įtraukimas į komercinį procesą yra prevencinis refleksas.
Apsiginkluokite priemonėmis, padedančiomis užkirsti kelią neapmokėtoms sąskaitoms ir analizuoti klientų rizikingumą, pavyzdžiui, prekinių kreditų draudimu arba verslo informacijos paslaugomis, kurios įvertina mokėjimo vėlavimo tikimybę. Šie sprendimai leidžia geriau pažinti savo verslo partnerius, pritaikyti mokėjimo sąlygas prie jų finansinės būklės ir apriboti riziką. Tai geras būdas apsisaugoti nuo blogai atsiskaitančių mokėtojų ir sutelkti dėmesį į patikimiausius klientus.
7 - Skaitmenizuokite gautinas sumas, kad pagerintumėte pinigų srautus
Gautinų sumų skaitmeninimas yra vienas iš pagrindinių iššūkių, su kuriais šiuo metu susiduria įmonės, kalbant apie finansinius rezultatus. Elektroninis sąskaitos išrašymo procesas, automatiniai įspėjimai ir suplanuoti priminimai - tai priemonės, kurios taupo jūsų laiką, mažina klaidų skaičių ir didina pinigų srautų matomumą, taip palengvindamos bendrą verslo valdymą.
Be „praktinės“ naudos, įmonės, kurios skaitmenizuoja klientų valdymą, pagerina skolų surinkimo rodiklius ir sutrumpina mokėjimo terminus. Yra daug sprendimų, specialiai pritaikytų mažoms ir vidutinėms įmonėms, įskaitant sąskaitų išrašymo programinę įrangą, CRM ir mokėjimo platformas. Investicijos dažnai būna nedidelės, palyginti su pasiektu veiksmingumo padidėjimu. Svarbiausia pasirinkti paprastas, sąveikias ir jūsų poreikiams pritaikytas priemones.
8 - Skolų išieškojimas: veikite dabar, kol dar nevėlu!
Dabartinėmis aplinkybėmis pavėluotų mokėjimų grėsmė yra labai svarbi daugeliui įmonių visame pasaulyje. Mokėjimo įpročiai blogėja, įmonės vis dažniau vėluoja atlikti mokėjimus, ilgėja vidutiniai mokėjimo terminai ir nerimą kelia didėjantis nemokumo atvejų skaičius.
Mažos ir vidutinės įmonės turi daug mažiau finansinių rezervų, kad galėtų atlaikyti šiuos neramius laikus ir išvengti likvidumo krizės. Paradoksalu, bet nors dauguma mažų ir vidutinių įmonių šiuos mokėjimų vėlavimus sieja su klientų finansinėmis problemomis, tik nedaugelis iš jų renkasi skolų išieškojimą, kuris laikomas daug laiko reikalaujančiu, sudėtingu, brangiu ir negarantuojančiu sėkmės.
Nepriklausomai nuo sumos, pavėluotas mokėjimas niekada nėra nereikšmingas (ar neskausmingas). Tai gali rimtai susilpninti jūsų pinigų srautus ir net kelti grėsmę jūsų įmonės išlikimui. Pavyzdys: norėdama kompensuoti neapmokėtą 5 000 EUR sąskaitą, įmonė, kurios grynoji marža yra 10 proc., turės pasiekti 50 000 EUR papildomą apyvartą (jei jūsų grynojo pelno marža yra 10 %). Taigi išlaidos yra daug didesnės, nei atrodo!
Kuo vėliau imsitės veiksmų dėl skolos, tuo labiau didėja nesumokėtos skolos rizika. Kitą dieną po mokėjimo termino pabaigos labai svarbu imtis tolesnių veiksmų, susisiekti su skolininku ir pradėti aiškią procedūrą. Dažnai būtent per pirmąsias kelias dienas lengviausiai pasiekiamas (ir gerbiamas!) taikus sprendimas.
9 - Nelikite vieni su neapmokėtomis sąskaitomis
Net ir mažoms įmonėms yra išorinių sprendimų, kaip apsisaugoti nuo neapmokėtų sąskaitų ir užtikrinti gautinų sumų apmokėjimą iškilus problemoms. Prekinio kredito draudimas, faktoringas, skolų išieškojimo agentūros: sprendimų priėmėjai vis dar nepakankamai naudojasi šiais sprendimais, dažnai dėl žinių trūkumo arba baimės dėl sudėtingumo.
Galingas klientų rizikingumo valdymo įrankis - prekinių kreditų draudimas - apsaugo jūsų klientų gautinas sumas nuo nemokėjimo rizikos. Jis apsaugo jus nuo neapmokėtų sąskaitų, nes nustatytomis sąlygomis garantuoja gautinų sumų apmokėjimą įsipareigojimų nevykdymo atveju. Jis padeda jums plėtoti verslą numatant įsipareigojimų nevykdymą ir perduodant skolų išieškojimą žalos atlyginimo atveju. „EasyLiner“ internetinis, visa apimantis kredito draudimo yra puikus sprendimas mažoms ir vidutinėms įmonėms.
Tuo tarpu faktoringas suteikia galimybę iš karto gauti avansą arba apmokėti sąskaitas per trečiosios šalies finansų įstaigą. Šis lankstus finansavimo sprendimas pagerina jūsų įmonės turtą ir užtikrina pinigų srautus.
Skolų išieškojimas, į kurį pernelyg dažnai neatsižvelgiama, gali lemti jūsų įmonės išlikimą ir augimą. Todėl mažoms ir vidutinėms įmonėms, neturintiems specialių žmogiškųjų ar finansinių išteklių, skolų išieškojimo užsakomosios paslaugos gali būti veiksmingas ir pelningas sprendimas. Norint padidinti savo galimybes, skolų išieškojimas turi būti greitas, struktūrizuotas ir proporcingas. Du šimtai „Coface“ skolų išieškojimo ekspertų ir 250 teisinių partnerių gali išieškoti jūsų skolas 190 šalių: jums suteikiama galimybė greičiau gauti lėšas ir kartu išsaugoti santykius su skolininkais klientais.
10 - Finansinis raštingumas: investuokite į savo įmonės ilgaamžiškumą
Suprasti pagrindinius rodiklius, mokėti analizuoti balansą, išmanyti mokėjimo vėlavimus ir tikrąjį neapmokėtų sąskaitų poveikį, nustatyti klientų ar tiekėjų riziką - tai įgūdžiai, kurie padės jums savarankiškiau valdyti įmonę ir geriau numatyti riziką, kad galėtumėte priimti geriausius komercinius sprendimus.
Turėdami klestinčią finansinę kultūrą galėsite geriau struktūrizuoti savo procesus, optimizuoti veiklą naudodami skaitmenines sprendimų priėmimo priemones ir įgyvendinti veiksmingą neapmokėtų sąskaitų prevencijos strategiją. Tai taikoma mažų ir vidutinių įmonių vadovams ir jų komandoms, ypač atsakingoms už sąskaitų išrašymą, tolesnius veiksmus su klientais ir apskaitą.
Trumpi mokymai, internetiniai seminarai arba pagal užsakymą teikiama parama, pavyzdžiui, tokia, kokią siūlo „Coface“, gali padėti jums įgyti realios patirties komercinės rizikos srityje. Nuolatinis mokymasis ir nuolatinis pagrindinių pasaulio ekonomikos tendencijų bei šalių ir sektorių rizikos žinojimas yra investicija į ilgalaikę jūsų įmonės ateitį.
- Atraskite „EasyLiner“ - visapusišką internetinį prekinių kreditų draudimo sprendimą mažoms įmonėms visame pasaulyje.
- Prekinio kredito draudimas, verslo informacija, skolų išieškojimas: raskite savo poreikius atitinkantį sprendimą ir susisiekite su mūsų ekspertais jau dabar!
