Sparčiai artėja finansinių metų pabaiga, o norint paspartinti įplaukų srautų judėjimą, svarbi kiekviena diena. Pasinaudokite „Coface“ ekspertų patarimais ir mūsų klientų įžvalgomis ir sužinokite, kaip pastebėti beviltiškas skolas, išmokti taikyti įsiskolinimų pagal uždelsimo terminą ataskaitą ir skaitmeninius skolų išieškojimo sprendimus, taip siekiant pagerinti veiklos rezultatus ir iki metų pabaigos užsitikrinti pinigų srautą.
Įsiskolinimų pagal uždelsimo terminą ataskaita – strateginis svertas gerinant pinigų srautą
Įmonės jaučiasi varžomos ekonominės aplinkos, kuriai būdingas didelis nuostolingumas, toliau augantis mokėjimų vėlavimo atvejų skaičius ir kylantis bankrotų rodiklis, todėl skubiai dairosi sprendimų, kaip apsaugoti pinigų srautus ir veiksmingiau valdyti klientų ir tiekėjų komercinę riziką.
Pastaruoju metu 25 proc. įmonių bankrotų tiesiogiai siejami su nesumokėtomis skolomis. Susidūrus su tokia grėsme pinigų srautui, priimantiesiems sprendimus svarbiausia būti pakankamai gerai pasiruošus ir laiku atgauti pinigus. Vis dėlto neapmokėtas sąskaitas dažnai lemia prastos žinios, kaip naudotis viena svarbiausių priemonių – įsiskolinimų pagal uždelsimo terminą ataskaita. Joje pateikiamas aiškus ir dinamiškas būsimo pinigų srauto vaizdas, detaliai išskiriant klientų įsiskolinimus, skolas tiekėjams, mokėtinas / gautinas sumas ir jų mokėjimo terminus.
Įsiskolinimų pagal uždelsimo terminą ataskaita pernelyg dažnai naudojama kaip paprasta apskaitos lentelė, kuri laikas nuo laiko peržvelgiama peržiūrint finansus, nors iš tiesų tai tikras pinigų srauto stabilumo (taigi, ir jūsų verslo finansinio patikimumo) barometras. Vienu žvilgsniu galite pamatyti, kurie klientai susiduria su sunkumais, ir jiems išrašytos sąskaitos gali likti neapmokėtos, bei numatyti, su kuriais tiekėjais reikėtų atsiskaityti pirmiausia.
Kassavaitinė įsiskolinimų pagal uždelsimo terminą ataskaitos peržiūra leidžia kone tikruoju laiku pastebėti kai kurių klientų vėluojančių atsiskaitymų augimą. Toks matomumas ypač svarbus numatant pinigų srauto poreikius, priimant tinkamus strateginius sprendimus ir veiksmingai imantis skolų išieškojimo veiksmų. Aplaidus arba netinkamas naudojimasis šia priemone gali susilpninti verslą ir netgi sukelti grėsmę įmonės stabilumui.
„Įsiskolinimų pagal uždelsimo terminą ataskaita – visos sistemos pagrindas: jeigu pinigai neįplauks tada, kada tikimasi, įmonė gali greitai susidurti su pinigų srauto problemomis, o tada jau ir su dideliais sunkumais vykdant savo pačios įsipareigojimus tiekėjams. Tai ir vadiname domino efektu!“ –
Nathalie Paris, „Coface“ žalų ir skolų išieškojimo direktorė Prancūzijai, Europai ir Vakarų Afrikai
Įsiskolinimų pagal uždelsimo terminą ataskaita ir beviltiškos skolos: į ką atkreipti dėmesį
Įsiskolinimų tvarkymas pagal uždelsimo terminą reikalauja griežtos metodikos ir aiškiai nustatytų procedūrų. Čia svarbu ne tik nustatyti, kad delsiama atsiskaityti, bet ir suprasti, kokios priežastys lėmė vėlavimą ir koks bus poveikis įmonės finansinei būklei.
Pirmiausia reikia patikrinti, ar kiekviena užregistruota skola yra reali ir mokėtina, kad turimi pagrindžiantys dokumentai: sąskaitos faktūros, krovinių važtaraščiai, paslaugų suteikimo įrodymai, raštai ir el. laiškai. Pasidomėkite, ar nekilo ginčų, ar nepadaryta sąskaitų išrašymo klaidų, ar jos nesudubliuotos, ir išsiaiškinkite visus neatitikimus – klaidų dažnai pasitaiko dėl smulkmenų! Vieno stambaus kliento atvejo tyrimas atskleidė tokią realybę: įmonė nustatė, kad nesumokėtos skolos siekė beveik 1 mln. svarų sterlingų, ir tai lėmė paprasčiausia klaida išrašant sąskaitas! Reguliari įsiskolinimų portfelio stebėsena būtų padėjusi greitai pašalinti šį neatitikimą.
Įsitikinę, kad skolos tikros, pirmumo tvarka sudėliokite skolų išieškojimo veiksmus. Priešingai populiariam įsitikinimui, veiksmingiausia yra pirmiau imtis seniausių ir didžiausių skolų, kurios labiausiai slegia pinigų srautą. Sugrupuokite skolas į tris kategorijas:
- uždelstos 30 d.;
- uždelstos 60 d.;
- uždelstos 90 d.
„Jeigu pastebite, kad nemažai skolų uždelsta daugiau kaip 90 dienų, būtina parengti veiksmų planą. Jeigu šios skolos įsiskolinimų pagal uždelsimo terminą ataskaitoje sudaro daugiau kaip 10 proc., veikti reikia greitai. Jeigu suma viršija 15 proc., būtina kuo skubiau apsiginkluoti skolų išieškojimo sprendimais ir pasirūpinti apsauga nuo nesumokėtų skolų“, –
Rachid Aoulad Hadj, „Coface“ skolų išieškojimo paslaugų pardavimo direktorius Prancūzijai, Europai ir Vakarų Afrikai
Vykdant įsiskolinimų pagal uždelsimo terminą stebėseną, būtina nusistatyti aiškius įspėjamuosius signalus, kurie leidžia greitai imtis veiksmų:
- vis dažniau neatsiskaitoma laiku;
- kontaktinių asmenų pasikeitimas;
- derybos dėl mokėjimo planų sudarymo;
- nereagavimas į jūsų prašymus ir priminimus;
- padidėjęs skundų skaičius.
Šie „kokybiniai“ signalai turi būti derinami su „kiekybiniais“ ir stebimi pasitelkiant suvestines ir atskirus rodiklius, tokius kaip pirkėjų įsiskolinimo apyvartumo dienomis rodiklis (angl. DSO, Days Sales Outstanding) arba pirkėjų mokėtinų sumų surinkimo efektyvumo rodiklis (angl. CEI, Collection Effectiveness Index), kuriuo matuojamas jūsų realus gebėjimas surinkti mokėtinas sumas. Jei atlikdami savaitės arba mėnesio vertinimą pastebite, kad CEI, kuris paprastai siekdavo 90 proc., nukrito, – tai stiprus įspėjamasis signalas. Jeigu stebėsena vykdoma išties kruopščiai, šie rodikliai leidžia numatyti sunkumus, lanksčiai koreguoti atsiskaitymo sąlygas, organizuoti skolų išieškojimo veiksmus arba apsidrausti prekinių kreditų draudimu.
Ankstyvieji priminimai, kodavimas ir bendros pastangos: greitai įgyvendinamos veiksmingos priemonės
Paspartinti įplaukų judėjimą itin veiksmingai padeda prevencinio priminimo sistema. Vis dėlto, ar tokiems priminimams siųsti sugaištas laikas ir lėšos atsipirks, priklauso nuo jūsų: sistema turi būti paremta aiškiomis visiems organizacijos nariams žinomomis (ir vykdomomis!) procedūromis. Išankstiniai priminimai, kurie išsiunčiami dar nesukakus mokėjimo terminui, leidžia anksti sužinoti apie galinčius kilti ginčus, optimizuoti pinigų srautą ir neatsidurti akligatvyje metų pabaigoje.
Apskritai geriausia pritaikyti priminimus kiekvienam klientui individualiai: nedaugelis klientų vertina tai, kad primenate dar prieš mokėjimo terminą; didelei daliai tai dažniausiai nepatinka. Paradoksalu, kad nenorintieji gauti išankstinių priminimų dažniausiai patys sumoka laiku. Toks individualus požiūris leidžia priderinti priminimų siuntimo procesą taip, kad užsitikrintumėte garantuotą pinigų srautą ir sykiu išsaugotumėte komercinius santykius. Būtent todėl yra svarbu koduoti sąskaitų neapmokėjimo priežastis (neteisingai nurodyta kaina, dingusios prekės, pristatymo problemos ir kt.), siekiant tikslingiau imtis taisomųjų veiksmų, o kartu pasitelkti ir kitus įmonės skyrius sprendžiant komercinius ginčus.
Mokėtinų sumų surinkimo strategijos sėkmė yra ne vien finansų specialistų komandos rankose. Pardavimo, klientų aptarnavimo ir net logistikos komandų įsitraukimas be galo svarbus: visi tam tikra prasme prisidedantys prie santykių su klientais gali padėti šalinti atlikti mokėjimus trukdančias kliūtis.
„Nereikėtų laukti iki mokėjimo termino ir tik tada išsiųsti priminimą. Gali būti, kad tik tuomet paaiškės, jog kilo ginčas, kurio sprendimas gali trukti keletą mėnesių ar net dar ilgiau.“
„Kontrolė ir nesumokėtų skolų kodavimo sistema gali prisidėti prie kokybiškesnės įsiskolinimų pagal uždelsimo terminą analizės ir padėti atgauti mokėtinas sumas. Pavyzdžiui, gali būti inicijuota vidinė komunikacijos kampanija, siekiant greitai išspręsti ginčą ir kuo greičiau sulaukti mokėjimo“, – Farah Anezot, „JJA Group“ kreditų vadovas.
Skaitmeninis skolų išieškojimas ir perleidimas specializuotoms įmonėms: priemonės veiklos rezultatams optimizuoti
Naujųjų technologijų teikiamos automatizavimo ir skaitmeninimo galimybės keičia pirkėjų įsiskolinimų valdymą. Išteklių, ryšių su klientais valdymo programos, vertinimo sprendimai... Skolų išieškojimo ekosistema vystosi toliau, o skaitmeninės priemonės jau yra tapusios būtinomis, užtikrinant duomenų patikimumą, automatizuojant pasikartojančias užduotis ir detaliai bei visapusiškai pateikiant įmonės finansinę situaciją:
- įmonės išteklių planavimo (angl. ERP) sistema leidžia centralizuoti finansų valdymo veiklą ir automatizuoti priminimų siuntimą, taip pat automatiškai pagal laikotarpius rūšiuoti įsiskolinimus;
- ryšių su klientais valdymas (angl. CRM) būtinas komercinio konteksto supratimui – tai reikia išsiaiškinti prieš susisiekiant su klientu;
- įverčių nustatymo sprendimai padeda įvertinti partnerių finansinę būklę ir tikslingai imtis veiksmų su mokiausiais klientais, siekiant maksimaliai efektyvaus skolų išieškojimo;
- bendradarbiavimui skirtos priemonės, tokios kaip ginčų valdymo platformos, palengvina informacijos srautų judėjimą ir padeda greičiau išspręsti problemas.
„JJA Group“, kuri neseniai įsidiegė „MyDSO“ skaitmeninę išieškojimo priemonę, patirtis rodo, kad skolų išieškojimo proceso skaitmeninimas ir automatizavimas prisidėjo prie didesnio šios veiklos našumo.
Rezultatai iškalbingi: įmonė vos per vienus metus padidino išieškojimo rodiklį nuo 80 proc. iki 90 proc. Šios priemonės ne tik užtikrina aukštesnę darbo kokybę ir geresnius rezultatus, bet ir sutaupo laiko, kurį galima skirti didesnę pridėtinę vertę sukuriamai veiklai, o sykiu gerina santykius su klientais.
„Laikas, kurį sugaišdavome rankiniu būdu atliekamoms užduotims, dabar skiriamas santykiams stiprinti. Taip puoselėjami kur kas stipresni santykiai su verslo partneriais“, –
Farah Anezot, „JJA Group“ kreditų vadovas
Kai pačios įmonės veiksmai neduoda norimų rezultatų arba ypač tuomet, kai skolų portfelis sudėtingas, yra skolininkų kitose valstybėse, galima pasielgti išmintingai ir imtis paskutinės priemonės – perduoti skolų išieškojimą ekspertams. Pripažinta trečiosios šalies kompetencija daro tiesioginį psichologinį poveikį skolininkams.
„Patikėjus skolą specializuotai paslaugų teikimo įmonei, tokiai kaip „Coface“, skolininkui priimant mokėjimo sprendimus atsiskaitymas su jumis vėl taps prioritetu, o jūs galėsite sutelkti visą dėmesį į savo verslą“, –
- Rachid Aoulad Hadj, „Coface“ skolų išieškojimo paslaugų pardavimo direktorius Prancūzijai, Europai ir Vakarų Afrikai
Galiausiai iniciatyvus įsiskolinimų valdymas padidina jūsų įmonės patikimumą tvarkant reikalus su finansų partneriais, tokiais kaip bankai arba prekinių kreditų draudimo bendrovės – net ir įtemptoje situacijoje jie bus labiau linkę suteikti jums finansavimą arba garantijas.
Imkitės veiksmų dabar pat
Finansinių metų pabaiga sparčiai artėja, ir, kai kalbama apie pinigų srauto užsitikrinimą, svarbi kiekviena diena. Neleiskite, kad skolos sustabdytų jūsų verslo augimą:
susisiekite su mūsų komandomis ir aptarkite savo poreikius; susipažinkite su mūsų prekinių kreditų draudimo ir skolų išieškojimo sprendimais, kurie pritaikyti jūsų veiklos sričiai ir geografinei teritorijai.
